Kundenportal entwickeln lassen: Zugang, Dokumente, Rechte

Was in ein Kundenportal gehört

Welche Inhalte sinnvoll sind, hängt davon ab, was Ihre Kunden heute bei Ihnen nachfragen. Typisch sind Angebote und Verträge zum Nachlesen, Rechnungen mit ihrem Zahlstatus, der Fortschritt eines Auftrags und ein Bereich, in dem Kunden selbst Unterlagen hochladen, etwa Fotos, Pläne oder Nachweise.

Dazu kommen kleine Erledigungen, die sonst ein Telefonat kosten: eine geänderte Rechnungsanschrift eintragen, einen Termin bestätigen, eine Frage zu einem bestimmten Auftrag stellen. Was davon in die erste Fassung gehört und was später folgt, lässt sich im Workshop festlegen.

Zugang nur für Eingeladene

Bei einem Kundenportal soll nicht jeder ein Konto anlegen können. Üblich ist eine Einladung: Ihr Team schaltet einen Kunden frei, der Kunde bekommt einen Link und legt damit sein Passwort fest. Wird die Zusammenarbeit beendet, lässt sich der Zugang wieder sperren.

Für die Anmeldung empfiehlt das BSI eine Zwei-Faktor-Authentisierung und rät, sie nicht abzuschalten. Alternativ oder zusätzlich ist die Anmeldung mit Passkey möglich. Dabei speichert das Gerät einen geheimen Schlüssel, der Dienst kennt nur den passenden öffentlichen Schlüssel; laut BSI wird der geheime Schlüssel auch auf einer gefälschten Anmeldeseite nicht preisgegeben.

Rollen und Rechte

Dokumente sicher austauschen

Hochgeladene Dateien liegen nicht offen im Netz, sondern werden nur nach Anmeldung und nur für die berechtigten Personen ausgeliefert. Welche Dateiarten und Größen erlaubt sind, wird festgelegt und beim Hochladen geprüft. Auf Wunsch bekommen Ihr Team oder der Kunde eine Nachricht, sobald eine neue Datei da ist.

Anbindung an vorhandene Systeme

Ein Portal ist am nützlichsten, wenn es nicht von Hand gepflegt werden muss. Rechnungen, Kundendaten oder Auftragsstände können über Schnittstellen aus den Programmen kommen, die Sie schon nutzen, etwa aus der Buchhaltung oder einer Auftragsverwaltung. Ob und wie das geht, hängt davon ab, welche Schnittstellen diese Programme anbieten; das lässt sich vor dem Angebot klären.

Datenschutz allgemein

Für die Sicherheit der Verarbeitung nennt Art. 32 Abs. 1 DSGVO unter anderem Verschlüsselung, die dauerhafte Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme, die rasche Wiederherstellung nach einem Zwischenfall und die regelmäßige Überprüfung der Maßnahmen. Für ein Portal bedeutet das zum Beispiel verschlüsselte Verbindungen, Datensicherungen und eine geprüfte Rechtevergabe.

Betreibt ein Dienstleister das Portal mit den Daten Ihrer Kunden in Ihrem Auftrag, ist dafür ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO nötig, der unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung festlegt. Das ist ein allgemeiner Überblick und keine Rechtsberatung.